Organizzare le mansioni quotidiane non deve essere un peso, ma un’opportunità di portare serenità nella tua routine, un modo per sentirsi più leggeri.

Io uso un approccio pratico e semplice da attuare per raccogliere e organizzare le informazioni, le attività, le mansioni e i compiti che ogni giorno devo affrontare.

A prescindere dall’app che utilizzi, idealmente un blocco note potrebbe essere sufficiente, una struttura che potrebbe funzionare è quella che prevede l’utilizzo di una “inbox” e diversi “contenitori“.

NOTA: trovo utile un approccio simile anche solo per un’area specifica della vita, ad esempio l’organizzazione dei contenuti da pubblicare.

INBOX, il centro di raccolta

È il centro di raccolta dove inserire l’informazione grezza o l’idea di base, le cose da fare o le bozze per nuovi progetti o post. È un luogo virtuale in cui raccogliere idee, informazioni e compiti in arrivo. È la tua lista generale, un posto dove versare tutto ciò che attraversa la tua mente durante la giornata. Libera la tua mente, senza preoccuparti di organizzare subito ogni dettaglio.

Idealmente potrebbe avere una struttura simile a questa:

INBOX

• Post da scrivere
• Persone da chiamare
• Scadenze prossime
• Da comprare
• Ricordati del cambio olio alla macchina

Lo scopo dell’inbox è avere un punto unico di raccolta in cui far confluire ciò che ci viene in mente, non tutto ciò che viene inserito sarà utilizzato. Né il grado di organizzazione deve essere particolarmente raffinato.

Nulla vieta di usare un paio di Inbox per fare una preselezione grossolana delle idee e attività, ad esempio:

• INBOX 1 → Idee per post, social, contenuti, ecc.
• INBOX 2 → TO-DO (Lista generale delle cose da fare in attesa di organizzazione)

Il secondo passaggio è l’organizzazione di tutto ciò che ho inserito nell’inbox in CATEGORIE o CONTENITORI.

CATEGORIE, organizzazione per aree

Si tratta di categorie strutturate che ti permettono di organizzare le attività in base alla loro natura. Crea contenitori come “Lavoro“, “Progetti personali“, “Fitness” o qualsiasi altra categoria che rifletta le diverse aree della tua vita.

Dedica sovente del tempo a smistare nelle diverse categorie le attività e idee inserite nella tua inbox. (Questo è il passaggio sul quale tendo a perdermi un po’, a lasciar decantare troppo le idee)

Idealmente potresti adottare una struttura simile a questa:

AREA LAVORO

• Clienti
• Scadenze
• Preventivi
• Fatturazione

AREA CASA e TEMPO LIBERO

• Palestra
• Bollette
• Lezioni di cinese

Creare una struttura che funzioni per tutti è impossibile, deve essere ritagliata su misura, così come decidere di dedicare le ore del mattino ad attività più creative e quelle del pomeriggio a compiti più semplici e manuali come l’archiviazione o il fitness.

APP SUGGERITE

Per alcuni potrebbe funzionare meglio un approccio più visuale utilizzando applicazioni che ricordano i “post-it“, come Google Keep, Walling o xTiles. Altri preferiscono un approccio più classico con Categorie, Sotto-Categorie e Tag, e applicazioni per il “note-taking” come Standard Notes, Notesnook o UpNote sono eccellenti.

Tra le applicazioni per la pianificazione delle attività io uso TeuxDeux, minimale ed efficace quanto basta, mentre Standard Notes è la mia cassaforte principale dove custodisco molte cose per via della privacy e sicurezza che garantisce.

Prenditi il tempo necessario per organizzare le tue attività scegliendo un’app che ti piaccia usare, ma soprattutto utilizza un approccio spensierato senza cercare la perfezione assoluta.

In questo modo, l’organizzazione diventa non solo un mezzo per gestire il caos quotidiano, ma anche un’opportunità per coltivare un senso di realizzazione e benessere.

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